Finanzielle Regelungen und Abrechnungsverfahren

Die Kostenerstattung im Rahmen des Bundeswettbewerbs der Schulen Jugend trainiert für Olympia (JTFO) und Jugend trainiert für Paralympics (JTFP) sowie anderer ihm durch das Kultusministerium gleichgestellter Wettbewerbe wird wie folgt geregelt:

Mannschaften

Fahrkosten der Mannschaften

Kreisebene

Es werden keine Fahrkosten erstattet. Für Wettbewerbe auf Kreisebene dürfen keine JTFO-Fahrkarten bei der DB bestellt werden.

Seit Beginn des Schuljahres 1989/90 unterstützen jedoch die Sparkassen des Landes diesen Schulsportwettbewerb durch Zuschüsse zu den Fahrkosten auf Kreisebene.

Der Zuschuss zu den Fahrkosten pro Teilnehmer erfolgt nach folgender Zoneneinteilung (jeweils einfache Fahrt)

Zone 1 3 – 30 km 1,55 €
Zone 2 31 – 50 km 2,60 €
Zone 3 über 50 km 5,15 €

Dies gilt nur für Sportarten, die auch tatsächlich auf Kreisebene durchgeführt werden.

Abgerechnet wird jeweils umgehend nach Beendigung des Wettbewerbes.

Die Kreisbeauftragten verschicken die Vordrucke mit den Wettkampfunterlagen an die Schulen oder verteilen sie am Wettkampftag an die betreuenden Lehrer.

Die vollständig ausgefüllten Abrechnungsbögen müssen sofort nach Wettkampfende beim Kreisbeauftragten eingereicht werden.

Kontakt Sparkassen

V10 – Zuschuss Fahrtkosten Kreisebene (KSK)

 Die Richtigkeit der Angaben im Abrechnungsbogen ist durch die Unterschriften des Betreuers und des Schulleiters und mit Schulstempel zu bestätigen.


 Seitens der Regierungspräsidien werden keine eingereichten Fahrtkostenzuschüsse der Kreissparkassen (Vordruck V10) weitergeleitet.

RP- und Landesebene

Den teilnehmenden Mannschaften werden die nach Ausnutzung aller Möglichkeiten der Ermäßigung entstandenen Fahrkosten erstattet.

Die Erstattung erfolgt bis einschließlich RP-Ebene über das zuständige Regierungspräsidium und auf Landesebene über das LIS.

Die Anreise zu den Wettbewerben hat grundsätzlich mit der DB zu erfolgen.

Liegen triftige Gründe vor, die eine Fahrt mit der Deutschen Bahn ausschließen, besteht die Möglichkeit privateigene Kraftfahrzeuge einzusetzen bzw. private Unternehmen (Bus, Privatbahn, …) zu beauftragen.

Beauftragung privater Unternehmen

Bei Beauftragung von privaten Unternehmen zur Beförderung ist der Auftraggeber verpflichtet das kostengünstigste Angebot zu ermitteln und dies durch Einreichung von mindestens zwei Angeboten nachzuweisen.

Die Fahrkosten für das kostengünstigste Angebot werden erstattet.

Nach der Beauftragung eines Busunternehmens ist die Originalrechnung beizulegen und anzugeben an wen die Bezahlung erfolgen soll (Busunternehmen oder an die Schule), bitte immer Vordruck V1-Anlage_Busse beifügen.

Das Reisedatum auf der Abrechnung muss identisch sein mit dem Reisedatum auf der Busrechnung.

Auf der Rechnung des Unternehmers wird dieser Sachverhalt mit dem Vermerk der sachlichen Richtigkeit bestätigt. Das zuständige RP bzw. das LIS begleichen die Rechnung direkt an das zuständige Unternehmen.

 Soll ein Busunternehmen beauftragt werden, muss dies vorab genehmigt werden ...

  • vom Organisator des Wettbewerbes (Landes- bzw. RP-Beauftragter) oder
  • vom zuständigen RP oder
  • bei Wettbewerben auf Landesebene vom LIS
Nutzung des eigenen PKW

Bei Benutzung des privateigenen Kraftfahrzeugs ist die Genehmigung des Schulleiters und des für die Durchführung des Wettkampfs zuständigen Beauftragten notwendig.

Die Wegstrecken- und ggf. Mitnahmeentschädigung wird gem. § 6 Landesreisekostengesetz (LRKG) erstattet. Die Wegstreckenentschädigung betragt pro km 0,25 €. Die Mitnahmeentschädigung beträgt 0,02 € pro km und Person.

Die Treibstoffkosten für die Anreise mit dem PKW werden nur mit einer Quittung erstattet. Bitte rechnen Sie nur einen PKW pro Vordruck ab.

 Bitte beachten Sie auch die Hinweise zum Versicherungsschutz von Privat-PKW.


 Hinsichtlich der Beförderung von Kindern auf den Vordersitzen wird auf die Bestimmung des § 21 Abs. 1a StVO verwiesen: Kinder bis zum vollendeten 12. Lebensjahr, die kleiner als 150 cm sind, dürfen in Kraftfahrzeugen auf Sitzen, für die Sicherheitsgurte vorgeschrieben sind, nur mitgenommen werden, wenn Rückhalteeinrichtungen für Kinder benutzt werden, die amtlich genehmigt und für das Kind geeignet sind. Abweichend von Satz 1 dürfen Kinder auf Rücksitzen ohne Sicherung durch Rückhalteeinrichtungen befördert werden, wenn wegen der Sicherung von anderen Personen für die Befestigung von Rückhalteeinrichtungen für Kinder keine Möglichkeit mehr besteht.

Bundesebene

JTFO

Die Fahrkarten für das Bundesfinale werden den Mannschaften zugeschickt.

JTFP

Sollte die Anreise mit der DB nicht möglich sein, entscheidet im Einzelfall das LIS in Absprache mit dem Ministerium für Kultus Jugend und Sport.

Übernachtungskosten der Mannschaften

Ist eine rechtzeitige An- bzw. Abreise vom Wettkampfort nicht möglich, müssen erforderliche Übernachtungen vorher vom zuständigen RP bzw. vom LIS genehmigt werden. Soweit möglich sind für die Übernachtungen Jugendherbergen oder vergleichbare Einrichtungen vorzusehen.

 Die Übernachtungskosten werden grundsätzlich nur bis max. 30,00 € für Ü/F pro Teilnehmer erstattet.

Die Kosten für weitere Mahlzeiten können nicht abgerechnet werden.

Beauftragte und Betreuer

Entschädigung der Beauftragten

Kreisbeauftragte

Die Kreis- und Wettkampfbeauftragten können pro Schuljahr folgende Entschädigungen erhalten für die Betreuung von

bis zu 5 Mannschaften 60,00 € pauschal
6 bis 10 Mannschaften 130,00 € pauschal
bis 80 Mannschaften 10,00 € pro Mannschaft Höchstbetrag 800,00 €
ab 80 Mannschaften 13,00 € pro Mannschaft Höchstbetrag 1200,00 €

Landes- und RP-Beauftragte

Die Landes- und RP-Beauftragten können pro Schuljahr bis zu 700,00 € als Aufwendungspauschale erhalten.

Die Festsetzung der zu erstattenden Beträge erfolgt für RP-Beauftragte durch den Sportreferenten des zuständigen Regierungspräsidiums, für Landesbeauftragte durch das LIS.

V6 – Antrag auf Entschädigung für Beauftragte

  Der Antrag V6-Entschädigung-Beauftragte kann nur einmal pro Schuljahr gestellt werden.

Reisekostenvergütung der Beauftragten und Betreuer

Beauftragten und Betreuern werden die Reisekosten gem. LRKG vergütet. Dies gilt auch für die Teilnahme an Organisationsveranstaltungen zur Vorbereitung der Wettkämpfe. Bei nicht im öffentlichen Dienst stehenden Personen wird das LRKG entsprechend zu Grunde gelegt.

  • Die Wegstreckenentschädigung beträgt 0,25 € pro km.
  • Die Mitnahmeentschädigung beträgt 0,02 € pro km und Person.

Tagegeld können nur bezugsberechtigte Personen erhalten, keine Schulen oder andere Institutionen (wenn z.B. das Geld an eine Schule überwiesen wird, die ein KFZ stellt, würde dem Betreuer Tagegeld zustehen, das er aber nur erhält, wenn von der Person eine Abtretungserklärung beigefügt ist). Bitte ggfs. auf dem Antrag vermerken.

V1a – Antrag auf Kostenerstattung (Landesebene) V1b – Antrag auf Kostenerstattung (BIS RP-Ebene)

Organisationskosten

Folgende Kosten für die Vorbereitung und Durchführung der Wettkämpfe werden ein- bis zweimal pro Jahr über V3-Abrechnung-Beauftragte abgerechnet.

  • Telefongebühren, Portokosten, Bürobedarf

    Die Höhe der zu erstattenden Telefon- und E-Mailkostenpauschale wird einheitlich geregelt und auf 30,00 € pro Schuljahr festgesetzt. Sollten die Kosten für Telefon und E-Mails höher gewesen sein, ist ein Einzelnachweis vorzulegen.

    Kosten für Einrichtungs- und Ausstattungsgegenstände werden nicht erstattet.

  • Sonstige Kosten

    Die bei der Durchführung der Wettkämpfe anfallenden unabweisbaren Kosten werden gegen Nachweis im notwendigen Umfang erstattet.Schreibarbeiten können nicht zusätzlich abgerechnet werden. Sie sind durch die Aufwandspauschale abgedeckt.

V3 – Abrechnung Beauftragte

 Antrag V3-Abrechnung-Beauftragte muss mit dem Abrechnungszeitraum gekennzeichnet sein (z.B. erste Abrechnung vom 01.10. bis 31.03. und die zweite Abrechnung vom 01.04. bis 30.09
Bitte V3a-Anlage_Wegstrecken beifügen!

Entschädigung und Fahrtkosten für beim Wettkampf eingesetzte Personen

Zu jedem V3 kann für den abzurechnenden Zeitraum eine oder mehrere Sammelabrechnungen V2-Sammelabrechnung_Bar eingereicht werden.

Schiedsrichter/Kampfrichter oder Turnier- bzw. Wettkampfleiter

bis zu 3 Stunden 7,00 € pauschal
3 bis 7 Stunden 10,50 € pauschal
mehr als 7 Stunden 14,00 € pauschal

Wettkampfhelfer nach Einsatzdauer am Wettkampfort

bis zu 3 Stunden 3,50 € pauschal
3 bis 7 Stunden 5,00 € pauschal
mehr als 7 Stunden 7,00 € pauschal

Sanitätsdienste

Entgeltliche Sanitätsdienste (DRK, Johanniter, ASB…) können für Schulsportwettbewerbe nur in den Sportarten abgerechnet werden, in denen auch vom jeweiligen Sportfachverband die Anwesenheit vorgeschrieben ist (z. B. im Judo). In allen anderen Fällen genügt der Einsatz von Schulsanitätern.

Fahrtkosten

Den beim Wettkampf eingesetzten Personen werden Fahrkosten der 2. Klasse regelmäßig verkehrender Beförderungsmittel (DB, Bus, …) erstattet.

Bei Benutzung eines privateigenen Kraftfahrzeuges wird die Wegstreckenentschädigung und Mitnahmeentschädigung gem. § 6 Abs. 1 und 3 LRKG ausgezahlt.

Entschädigungen und Fahrtkosten werden am Wettkampftag vom Verantwortlichen in Bar ausgezahlt — V2-Sammelabrechnung_Bar.

Sammelabrechnung BAR (zu V3)

 Sollte die Abrechnung V3 zweimal im Jahr erfolgen, beachten Sie bitte, dass jedes zugehörige V2-Sammelabrechnung_Bar entsprechend gekennzeichnet ist.

Vorschuss

Ein Vorschuss kann mit Formular V5-Vorschuss_Beauftragte beim zuständigen Regierungspräsidium beantragt werden.Jeder Vorschuss (V5) wird mit der zugehörigen Abrechnung (V3) verrechnet.

Abrechnungsverfahren

Die Regierungspräsidien sind für die Abrechnung der RP-Zwischenrunde und der RP-Ebene zuständig.

Das LIS ist auf Landesebene zuständig.

Verjährung

  • Gem. § 3 Abs. 5 LRKG ist der Anspruch auf Reisekostenvergütung nach Ablauf von 6 Monaten erloschen.

  • Gem. § 195 BGB verjähren Ansprüche von Honoraren und Sachkosten nach drei Kalenderjahren. Die Verjährungsfrist beginnt am Ende des Kalenderjahres in dem die Ansprüche entstanden sind.

Diese Ausschlussfrist bezieht sich auf die Erstattung von Fahrtkosten bzw. Wegstreckenentschädigungen. Bei den einzelnen Fahrten müssen jeweils Datum, Ziel und Wegstrecke angegeben werden. Die erste Fahrt darf bis zum Eingang der Abrechnung V3 nicht länger als 6 Monate zurück liegen.

 Bitte generell keine Vordrucke an das LBV (Drive-BW) und an die Staatlichen Schulämter senden.


Vordrucke Abrechnungen

 Unvollständig ausgefüllte oder veraltete Formulare werden nicht bearbeitet und nicht zurückgesandt.